“입영통지서를 꼭 등기우편으로 보내야 할까?”

지난해 초 병무청의 고민은 이렇게 시작됐다. 입영통지서를 우체국 등기우편으로 송달하는 것에 따른 우편료 비용도 비용이려니와 반송에 따라 다시 통지해야 하는 데 필요한 인력소요나 추가비용 역시 만만치 않았고, 무엇보다 입영대상자에게 전달되는 송달기간이 과다하게 소요된다는 문제를 안고 있었다.

우체국의 등기우편 송달은 주로 일과시간 중에 이뤄지는데 지원 입영자 대부분이 20세 전후의 젊은 세대로 학업이나 취업 등의 이유로 가족과 떨어져 생활하고 있고, 낮 시간 동안 외부활동을 많이 하고 있어 이들에게 통지서를 전달하기에는 한두 가지 애로가 있는 것이 아니었다.

그럼에도 등기우송을 고집해온 또 다른 이유는 미입영자가 발생할 경우 공소유지 근거 확보가 편리하다는 것이었다. 그러나 공무원이 편하면 국민이 불편하기 마련이었다. 따라서 민원인의 편익에 역행하는 통지방식의 대전환이 필요했다.

병무청은 우선 우리나라의 인터넷 보급률이 세계 1위를 달리고 있다는 사실과 지원입영 희망자의 대부분이 컴퓨터를 소유하고 활용할 줄 아는 사이버세대라는 점에 착안했다. 또 육군 모집병의 경우 홍보부터 지원서 접수, 합격자 발표 등 전형절차가 정보화 시스템으로 구축돼 있어 이에 부응할 수 있는 전자적 방법이 필요했다.

해답은 이메일 통지였다. 그러나 당장 앞을 가로막고 나선 것은 “병역의무 부과 통지서는 우편으로 송달하거나 직접 교부해야 한다”는 병역법 규정이었다. 행정전자서명을 사용하지 않는 한 송달한 입영 통지행위의 법적 효력이 문제될 수 있었다.

이와 함께 입영대상자 개인별 이메일 주소를 어떻게 확보할 것이며, 이들 신세대의 빈번한 이메일 주소변경에 어떻게 대처할 것인가 하는 문제가 다가섰다. 설령 이메일 주소를 확보했다 하더라도 주소오류로 전송되지 않거나 전송된 이메일 통지자료를 확인하지 않은 대상자에게는 어떻게 전달할 것인지 하는 문제제기가 잇따랐다. 모병 업무를 담당하는 직원들 역시 기존의 통지서에 의한 방식이나 전자메일 송달방식이나 병역의무자의 입장에서는 큰 차이가 없고 오히려 지원입영희망자들에게 지원서를 작성할 때 이메일 주소 등 추가적인 기재사항을 요구해 불편만 초래한다는 부정적 시각이 지배적이었다.

문제해결에 접근하는 방법은 학습과 대화였다. 우선 기존에 이메일 통지와 유사한 제도를 시행하고 있는 공공기관과 민간기관의 경험을 벤치마킹하기로 했다.

국세 인터넷 전자고지를 시행하고 있는 국세청의 경우 공인 인증제도를 활용해 통지하다보니 이메일 통지율이 저조한 문제를 안고 있었다. 세금 고지서는 정보 유출의 문제가 심각해 반드시 인증제도를 구축해야 하나 입영통지서는 상대적으로 이런 문제가 적다는 결론이 나왔다.

인터넷을 활용한 예비군 소집제도 개선 계획을 세운 국방부의 경우 이메일 통지가 아닌 육군 홈페이지에서 훈련일자를 선택하고 확인하는 시스템이었다. 그렇다면 입영통지서도 병무청 홈페이지 확인만으로 가능할 것인가. 편리하지만 불가능했다. 통지의 법적 효력을 발생시키기 위해서는 도달이 필요했기 때문이었다.

국내 한 카드 회사의 경우에는 사용 내역서에 대한 이메일 통지신청이 점차 증가하고 있음에도 불구하고 이메일 변경에 따른 주소확보 문제에 어려움을 겪고 있었다. 이 문제 역시 최신의 이메일 주소를 확보하고, 미리 이메일 통지 사실을 고지한다면 해결 가능했다.

이후 내부토론을 통해 부서별 이해를 높이는 데 주력했다. 징병검사통지, 입영(소집)통지, 예비군 훈련통지 등 병무청에서 병역 의무자에게 통지하는 업무를 담당하고 있는 각 부서 직원들이 한 자리에 모여 이메일 통지의 활용가능성과 한계를 심도 있게 논의했다. 다음은 당시 토론에서 제기됐던 문제들이다.  

○ 모병과 이 사무관 : 모집병 입영통지는 상대적으로 지원과 동의의 절차가 있기 때문에 상대적으로 다른 과에 비해서 유리한 점이 있다.

○ 징집과 김 사무관 : 우리는 강제성을 기본으로 하기 때문에 이메일 통지는 공소증거자료를 확보하는 데 어려움이 있다.

○ 동원과 박 주사 : 모병과에서 추진하는 이메일 통지를 적극 검토하고 있으나 이메일 주소 확보 등의 문제가 있다.

○ 정보과 이 사무관 : 법적 문제만 해결하면 기술적 문제를 어느 수준으로 맞출 수 있으나 인증의 문제는 현실적인 제약이 있다.

문제 해결의 열쇠는 정보과 이 사무관이 지적한 대로 규정의 늪에서 탈출해야 하는 것이었다. 그러나 이것 역시 행정전자서명을 하지 않고 전송한 이메일 입영통지서는 본인의 사전 동의를 거쳐 신청인이 지정한 이메일 주소로 송부되고, 통지내용을 홈페이지에서 확인 가능하며, 휴대폰 문자메시지나 동보시스템을 통해 안내하는 등 이중 삼중의 안전장치를 마련했기 때문에 이메일에 의한 입영통지서의 법적 효력에 대한 애로요인을 제거할 수 있었다. 또 미입영자에 대한 공소유지 확보문제도 본인의 동의에 의해 이메일 주소나 여비계좌 등이 기재된 지원서를 받고 있기 때문에 공소자료는 이러한 기재사항과 발신자의 수신 사실 확인을 통해 활용 가능했다.

기술상의 문제는 기술로 해결했다. 인터넷 주소변경 문제는 지원할 때 입력하게 하고 그 주소로 입영통지서가 송달된다는 것을 사전에 고지해 입영 때까지 이메일을 유지하도록 했다. 공인인증기관 가입에 의한 문서송수신은 인증제도 가입에 따른 비용과 불편으로 활용률이 저조할 것으로 예상돼 통상의 인터넷 자료 송수신 방법을 활용한 입영통지서 이메일 교부방법을 채택했다. 또 미수신 문제는 이메일 재발송, 병무청 직원들의 전화 독려 등으로 해결했다.

이제 남은 것을 실행이었다. 병무청은 이후 2005년부터 100% 이메일 통지로 가기로 하고 등기 송달 예산 전액을 다른 예산항목으로 전환키로 한다. 물러설 곳이 없는 배수진을 친 것이다. 무조건 여유분을 확보하려는 사고는 업무개선에 장애가 될 수 있다는 판단에 따른 것이다.

그리고 2004년 5월 29일 새벽 4시, 드디어 5월 최종합격자부터 이메일 교부가 시작됐다. 이렇게 등기우편송달에서 이메일 전송으로 입영통지서 송달체계가 변화함에 따라 합격자 발표에서 통지서 송달까지 약 7일이 소요되던 것이 합격자 발표와 동시에 통지서가 전송됐다. 모병과와 정보과는 시간별 실패율과 미수신율 추적에 들어가 실패자에 대해서는 재발송했다. 그리고 21일이 지난 6월 18일에는 교부대상 3323명 중 미수신자는 0.15%인 5명에 불과했다. 5월에서 7월까지는 기술행정병에서 발견된 문제점을 보완해 8월 합격자부터는 공용화기병, 동반입대병까지 확대 시행했고 이후 최종 미수신자는 ‘0%’를 기록할 수 있었다.

병무청의 신속하고 정확한 송달체계 구축은 송달기간을 대폭 단축해 민원인의 편익증진으로 이어졌고 우편통지 비용을 전액 절감하는 등 예산절감 효과도 가져왔다. 지난해에는 3만8295명에 대해 이메일 송달로 배달증명이나 반송료 등 우편통지 비용 1억805만원을 절감했고, 올해 모집계획인원 8만6624명에 대해 같은 방식으로 할 경우 2억4279만원이 절감될 것으로 예측되고 있다.  

병무청은 향후 모병에서의 성공사례인 이메일통지 시스템을 보완해 징병검사 통지, 징·소집 통지, 예비군 통지로 확대 적용해 전 영역에서 혁신의 효과가 나올 수 있도록 할 계획이다.